¿Características de una buena secretaria?

Buscar una buena secretaria, que sea capaz de gestionar todas sus funciones con eficacia y rigor es uno de los grandes quebraderos de cabeza de las empresas modernas. Muchas veces es difícil incluso establecer el perfil exacto que debería tener una buena secretaria sobre todo porque existen competencias fuera de las corrientes (atención de llamadas etc..) que hacen que una secretaria o un servicio de secretaría se puedan considerar como óptimos. Nos preguntamos ¿Cómo deberíamos elegir a la secretaria idónea? ¿qué características tenemos que tener en cuenta?

Existen unos cuantos aspectos a tener en cuenta. En  este sentido debemos ser conscientes que existen unas competencias básicas que cualquier secretaria servicio de secretaria virtual o similar deberían cumplir. Me refiero al dominio de idiomas, adecuación de horarios etc.…. Sin embargo, y aunque la primera selección se haga en base a estos conocimientos, como hemos planteado anteriormente otros aspectos a tener en cuenta.

En primer lugar debemos tener claro que lo más importante en un servicio de secretaria, sea personal o en modalidad de outsourcing es la confianza. El aspecto clave para cimentar esta confianza es la comunicación. Por eso es realmente esencial que existan canales de comunicación entre el cliente y su secretaria (o servicio de secretaria) de forma que el acople se realice armónicamente, condición sinequanon para la construcción de una relación sólida.

En segundo lugar que el profesional de la secretaria es, al mismo, tiempo un gestor operativo y un transmisor de la imagen de la empresa y de su representado. Un buen servicio de secretaria debe por tanto reunir estos dos aspectos que se funcionan en uno siendo capaz de solucionar problemas mientras se da una imagen de la empresa brillante.

El tercer lugar aspecto es la capacidad de estructurar el trabajo de forma eficiente, con sentido común y orientada a objetivos. El control de una agenda de trabajo desde esta perspectiva es decisivo para ofrecer un servicio de secretaría óptimo y profesional. Recordemos que el tiempo es un bien escaso dentro del mundo de los negocios y un servicio capaz de ofrecernos una agenda bien estructurada es realmente decisivo.