¿Son seguros los servicios de secretaria virtual?

En este blog ya hemos abordado muchas de las razones y características que hacen que los servicios de secretariado virtual sean extremadamente convenientes, sobre todo para profesionales y pequeñas empresas u organizaciones. El auge de este tipo de servicios indica además que existe una aceptación en aumento entre Pymes lo que indica que la secretaría virtual se está asentando. Sin embargo, siendo honestos, tenemos que recalcar que uno de los aspectos que preocupan previamente a la contratación de un servicio de telesecretariado  es si podemos confiar en la confidencialidad  de las personas que gestionarán nuestras llamadas y nuestra agenda. Es lógico que surjan este tipo de dudas cuando estamos dejando en manos de terceros una parte operativa muy importante de nuestra empresa. Evidentemente los datos confirman que se puede estar seguro. ¿Por qué?

Como ya hemos especificado en posts anteriores, los asistentes virtuales o telesecretarias son personas de carne y hueso con las que, aunque no tengamos contacto presencial, si que podemos interactuar y relacionarnos. La mayor parte de las veces el miedo surge de dicha falta de “presencialidad” que implica que no conozcamos la cara de las personas que se encargan de atender nuestras llamadas o de gestionar nuestra agenda. Sin embargo siempre es posible tener una relación fluida con nuestra empresa de telesecretariado ya sea a través del correo electrónico, por teléfono o por alguna de las plataformas de mensajería instantánea  existentes. De hecho una vez superado el miedo inicial comprobará como se se comunica con su secretaria virtual casi más rápido que con algunos de sus colegas de trabajo “presenciales”. Y lo mejor de todo, las ventajas que se consiguen son muchísimo más relevantes que los miedos iniciales que puede generar el servicio.

Telesecretariado 24 horas

Por todos es conocido lo importante que es que cuando tienes una avería en casa,  esa caldera que se estropea a las 23:00 en pleno invierno, se necesita obtener una atención inmediata. Alguna vez habremos llamado a nuestro seguro y sabemos que sea la hora que sea, y sea el día que sea alguien nos atenderá.

Para hacer esto posible es necesario una compleja “maquinaria” de atención en la retaguardia . En concreto es necesario la creación de equipos de personas, dándoles una formación previa, con el número suficiente empleados para poder cubrir las 24h del día.

Si nos paramos a pensar un momento en esto, nos daremos cuenta de que las empresas que ofrecen este tipo de servicios, sean seguros, servicios de electricistas, calderas, fontanería, etc tienen que asumir un coste nada desdeñable. Tenemos que tener en cuenta gastos de personal, salarios y seguros sociales, coste de formación, coste de equipos informáticos, coste de telecomunicaciones, etc. Todo ello, simplemente para poder atender una llamada y tramitar una incidencia. Tenemos claro que en empresas grandes donde el número de asegurados, socios, etc sea importante el coste es aceptable. Sin embargo hay muchos servicios y/o empresas que no tienen el volumen necesario para poder afrontar estos gastos y por lo tanto no pueden competir en el mercado.

Sin embargo actualmente las empresas de secretaria virtual pueden hacer que las PYMES sean capaces de ofrecer a sus clientes estos servicios 24 horas. Además a través de estos nuevos servicios de atención de llamadas 24h, los profesionales y pequeñas empresas pueden concentrarse en lo que realmente les diferencia. Es decir, en un servicio de electricistas 24horas, los sistemas, las telecomunicaciones, el personal que recepciona las llamadas no constituyen su valor añadido. Éste será el disponer de unos profesionales bien formados y que sean capaces de solucionar el problema de cada cliente.

Por todo ello los servicios de telesecretariado 24 horas se están convirtiendo en muy rentables para las estructuras empresariales pequeñas permitiendo que desarrollen sus ventajas competitivas mientras compiten con empresas de un tamaño mucho más grande.

Los emprendedores en Internet y el secretariado virtual

Quiero compartir con vosotros una reflexión sobre sobre las empresas en Internet y el secretariado virtual.

Si pensamos en Internet nos damos cuenta que es un medio-herramienta que nos da la opción de poner en marcha un gran número de proyectos con un coste muy reducido. Las facilidades de la Red y su arquitectura son innegables aunque de forma paradigmática se pueden ver dos efectos colaterales muy extendidos.

En primer lugar la casi inexistencia de barreras de entrada implica que la competencia potencial es muchísimo mayor. De hecho en Internet es muy fácil observar muchos negocios que se encaminan al mismo sector, con los mismos productos y con escasas diferencias entre ellos a nivel operativo. En segundo lugar esta facilidad implica que una persona física u organización de tamaño reducido pueda trabajar al mismo tiempo en una gran cantidad de proyectos empresariales. De hecho muchas veces se dice que Internet es una cuna de emprendedores ya que casi cualquier idea empresarial puede tener su sitio en Internet.

De la confluencia entre ambos aspectos nace una de las mayores exigencias de Internet: la necesidad de seguir innovando en los negocios existentes al mismo tiempo que se idean nuevos modelos de negocio. Eso sí, en organizaciones a veces unipersonales o con unos pocos miembros.

En ese entorno el secretariado virtual puede ser una opción muy interesante ya que libera recursos temporales que ahora pueden concentrarse en este ámbito. Recuerde que las empresas de Internet, en muchos aspectos, tiene necesidades de gestión similares que empresas presenciales pero en un entorno fragmentado y muy competitivo.

La dimensión humana de la secretaría virtual: Los asistentes virtuales

Es innegable que las labores que realiza el personal dedicado a la secretaria son cruciales para el correcto funcionamiento de una organización empresarial. El trabajo que realizan los secretarios y secretarias es una piedra ineludible en la dimensión operativa las empresas y por tanto difícilmente prescindible . Sin embargo, desde hace tiempo, el sector de la secretaría ha sufrido un importante cambio con la irrupción de las empresas de secretaria virtual las cuales proponen servicios de secretaría externos al núcleo empresarial. Con este nuevo concepto se ha introducido la figura de los asistentes virtuales, figura  a veces envuelta en la confusisicas que realizan trabajos para una empresa siguiendo un modelo deslocalizado basado en el outsouucigura  a veces envuelta en lón semántica e interpretativa. Intentemos arrojar un poco de luz sobre el término

Los asistentes virtuales son el factor humano de las empresas de telesecretariado, es decir, las personas que, deslocalizadas geográficamente, llevan a cabo las funciones de administración y organización de una determinada organización. Es muy importante recalcar este hecho porque el término “virtual” comúnmente lleva a la confusión de estos profesionales con sistemas informáticos de CRM desarrollados para emular la apariencia humana y que tienen como objeto la resolución de problemas del cliente-consumidor. En el caso de las empresas de telesecretariado los asistentes virtuales son personas físicas que realizan trabajos para una empresa siguiendo un modelo deslocalizado basado en el outsourcing. Además las funciones que suelen realizar estos asistentes virtuales y las empresas en las que trabajan, se circunscriben a aspectos organizativos (gestión de citas, atención de llamadas) aunque el modelo llega  a abarcar temas tan sensibles como la gestión del capital humano y algunos aspectos económicos.

Por tanto el secretariado virtual ofrece un servicio altamente personalizado que tiende a fortalecerse a lo largo del tiempo y que es desarrollado por personas, no por sistemas automatizados. Esta dimensión humana implica la necesidad de una interlocución entre organización empresarial y empresa de telesecretariado que asegura un servicio personalizado el cual se traduce en atención de gran calidad y a un coste muy inferior